Mit vier Softwarelösungen von ecovium gelingt Börsig großer Wurf
Der Electronic Distributor Börsig hat seine Versand- und Logistikprozesse für seine weltweiten Vertriebsaktivitäten mit vier Software-Komponenten optimiert. Börsig setzt auf die Versandsoftware V-LOG, die Sanktionslistenprüfung S-Check, die Sendungsverfolgung Shiptrack.com sowie auf Z-GBS für das rechtssichere Bereitstellen von Gelangensbestätigungen.
Bewährte Schnittstellen
Den Mitarbeiter*innen des Electronic Distributors Börsig wird eine Erinnerung fest im Gedächtnis bleiben. Damals führte das auf elektromechanische Bauteile spezialisierte Familienunternehmen fast zeitgleich ein neues ERP-System mit einer mobilen Kommissionier-Lösung, eine Zeiterfassung und vier spezialisierte IT-Lösungen rund um den Versand ein. Konkret ging es um eine Software für den schnellen Druck der Lieferetiketten, eine damit kombinierte Sendungsverfolgung, eine automatisierte Sanktionslistenprüfung sowie eine Lösung für das Generieren von Gelangensbestätigungen.
Trotz der funktionalen Vielfalt konnte Projektmanager Torsten Riddinger die Zahl der beteiligten Lieferanten und Schnittstellen sehr geringhalten. Die vier Versand- und Zoll-Lösungen stammen von der ecovium GmbH und verfügen über bewährte Schnittstellen zu der auf Microsoft Dynamics NAV basierende ERP-Branchensoftware von Kumavision. „Rückblickend sehen wir uns in der Wahl unserer Lieferanten bestätigt: Die Zusammenarbeit war und ist zu jeder Zeit sehr angenehm, professionell und kundenorientiert“, hebt Riddinger hervor.
Die Sanktionslistenprüfung namens S-Check ist bereits fester Bestandteil von Kumavision und entsprechend tief integriert. Für ein weltweit exportierendes Unternehmen wie Börsig ist die Lösung essentiell. Sie prüft bereits bei der Angebotserstellung, ob Embargos bestehen oder bestimmte Unternehmen nicht beliefert werden dürfen. Weitere Checks finden beim Erstellen des Lieferscheins sowie der Rechnung statt.
Mehr als 5.000 aktive Kunden
Mit S-Check werden sämtliche Empfängeradressen im Hintergrund geprüft, ob ein Versand gegen die Antiterrorismusverordnungen der EU, USA, China oder anderen Nationen verstoßen würde. Mit sanktionierten Personen, Organisationen und Vereinigungen dürfen keine Geschäftskontakte unterhalten werden, was auch das Befördern und Einlagern von Waren beinhaltet. Vor diesem Hintergrund müssen Versender, Vertriebsmitarbeiter und Personalabteilungen ihre Geschäftsadressen permanent prüfen, was angesichts zahlreicher Listen und täglicher Updates nur noch maschinell erledigt werden kann. Bei Börsig geht es um mehr als 5.000 aktive Kunden, die regelmäßig bestellen. Insgesamt sind im System weit über 40.000 Adressen registriert.
Ebenfalls tief in Kumavision integriert ist die Versandsoftware V-LOG, die bei Börsig an drei Versandarbeitsplätzen zum Einsatz kommt. Sechs der 30 Mitarbeitenden im Versand wurden in die Software eingewiesen, wobei der Schulungsaufwand sehr gering war. „V-LOG ist leicht verständlich und einfach bedienbar“, bestätigt Riddinger. Die Versandsoftare übernimmt das Ausfüllen und Drucken der Paketlabels in Abhängigkeit des ausgewählten Versanddienstleisters. „Durch V-LOG können wir problemlos und ohne Zusatzaufwand mit mehreren Paketdienstleistern und Speditionen kooperieren – das war ohne V-LOG sehr kompliziert und intransparent“, betont Riddinger.
Regelmäßige Updates
Heute arbeitet Börsig regelmäßig und kostenoptimiert mit DPD, UPS, TNT, Schenker und DHL Express International zusammen. Hinzu kommen diverse Spediteure, die im Auftrag der Kunden die palettierten Waren direkt im Zentrallager in Neckarsulm abholen. „Bei unseren Transportpartnern ändert sich ständig was“, stellt Riddinger fest. Deshalb sei er froh, dass „V-LOG sehr anpassungsfähig ist und sich mit regelmäßigen Updates auf die aktuellen Anforderungen der Dienstleister einstellt.“
Um den Versand-Prozess zu starten, muss der Mitarbeitende jetzt lediglich den auf dem Paket oder der Palette angebrachten Barcode scannen. Die Auftragsdaten wurden zuvor von Kumavision an V-LOG übertragen, wobei die Lieferscheinnummer als Referenz dient. Anschließend kann dem Drucker das für den jeweiligen Frachtführer angepasste Versandetikett entnommen und aufgeklebt werden. Gleichzeitig wird der Auftrag zur Abholung der Sendung elektronisch an den Versanddienstleister übermittelt. Die bidirektionale Anbindung von V-LOG an die verschiedenen Systeme der Frachtführer erlaubt im Gegenzug die Übermittlung von Statusinformationen zur Sendungsverfolgung.
Kundenavis nur bei Abweichungen
An dieser Stelle tritt die Software Shiptrack.com in Aktion. ShipTrack.com ist eine Lösung für die bequeme Sendungsverfolgung. Genauso wie S-Check und V-LOG ist Shiptrack.com tief in die ERP-Branchenlösung von Kumavision integriert, wodurch die Mitarbeiter das Shiptrack-Portal nur in Ausnahmefällen besuchen müssen. Die wichtigsten Daten zum Sendungsverlauf sind für die Vertriebsmitarbeiter*innen im Warenwirtschaftssystem abrufbar. „Die in Shiptrack.com vorgesehenen automatischen Kunden-Avis haben wir ausgeschaltet, weil unsere Geschäftskunden nur über Lieferabweichungen und andere Ausnahmen informiert werden wollen“, erklärt Riddinger. Dieser Prozess werde bei Börsig über das ERP-System gesteuert, wobei Shiptrack.com die notwendigen Daten liefert.
Die vierte gelieferte Softwarekomponente trägt die Bezeichnung Z-GBS und stellt das Bereitstellen der Gelangensbestätigungen sicher. Eine Gelangensbestätigung ist bei Lieferungen in EU-Mitgliedsstaaten erforderlich, die unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei sind. Voraussetzung ist unter anderem der Nachweis, dass die Ware tatsächlich zu einem Empfänger in einen anderen EU-Staat gelangt ist. Z-GBS generiert und versendet diesen Nachweis automatisch auf Basis der Rechnungs- und Lieferscheindaten. Auch das Überwachen der Rückläufer und Anmahnen der noch fehlenden Dokumente wird durch Z-GBS übernommen. Die Nachweise des Gelangens werden anschließend gesetzeskonform archiviert. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzministerium ist Börsig somit auf der sicheren Seite. „Angesichts unserer Exportquote von 30 Prozent bei täglich rund 350 Paketen und 8 Paletten ist Z-GBS für uns eine weitere wichtige Komponente von MHP, auf die wir nicht mehr verzichten wollen“, bekräftigt Riddinger.
Fazit
Mit der Einführung des neuen ERP-Systems von Kumavision und dem gleichzeitigen Start von vier Softwarekomponenten ist dem Electronic Distributor Börsig ein großer Wurf gelungen. Mit den spezialisierten Versand- und Zoll-Lösungen hat der Großhändler in einem Zug seine Lieferfähigkeit erhöht, die Prozesse beschleunigt und vereinfacht sowie die Rechtssicherheit maximiert.
Hintergrund: Börsig GmbH Electronic-Distributor
Als Electronic Distributor ist die Börsig GmbH Vertragspartner von Premium-Herstellern elektromechanischer Bauteile. Vom Stammsitz in Neckarsulm werden die Steckverbindungen, Relais, Schalter, Kabel, Werkzeuge, Kunststoffartikel und elektrische Bauelemente weltweit exportiert. Für kundenspezifische Lösungen wird der Handel durch die eigene Kabelkonfektion ergänzt. Im eigenen Zentrallager werden über 12.000 verschiedene Artikel mit einem Warenwert von elf Millionen Euro bevorratet, um eine hohe Lieferfähigkeit sicherzustellen. Das im Jahr 1969 gegründete Familienunternehmen beschäftigt an drei Standorten in Deutschland, Österreich und Rumänien 158 Mitarbeitende, die 2020 einen Umsatz von 45,8 Mio. EUR erwirtschafteten. Weitere Informationen zum Unternehmen unter www.boersig.com