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Automatisierung von revisionssicheren Gelangensbestätigungen

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Für den grenzübergreifenden Warenversand in die Europäische Union gelten strenge Dokumentations- und Nachweispflichten. Mit unserer Lösung automatisieren Sie Gelangensbestätigungen und vermeiden so steuerliche Nachforderungen. Zugleich werden Ihre Abläufe von manuellen Eingriffen befreit. Zusammengefasst: mehr Effizienz und weniger Fehlerquellen.

Ihre Herausforderung

Die Lieferung von Waren und Leistungen in andere EU-Länder erfolgt unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei. Allerdings reichen übliche Geschäftsdokumente wie Lieferschein und Rechnung in solchen Fällen nicht aus. Das deutsche Steuerecht verlangt eine sogenannte Gelangensbestätigung als separaten Nachweis, dass die jeweilige Lieferung tatsächlich stattgefunden hat. Die manuelle Erstellung und Archivierung solcher Zusatzbelege verursacht erheblichen Mehraufwand und birgt das Risiko formaler Fehler. Gegebenenfalls fordert das Finanzamt die Umsatzsteuer zu Ihren Lasten nach. Abhilfe schafft hier unsere Lösung zur Automatisierung der Gelangensbestätigung.

Unsere Lösung

Unabhängig davon, mit welcher Software Sie fakturieren und versenden: Unsere Lösung Z-GBS® übernimmt  alle relevanten Lieferschein- und Rechnungsdaten aus Ihrem jeweiligen System und erzeugt daraus die gesetzlich geforderte Gelangensbestätigung. Ebenso vollautomatisch erfolgt der Versand per E-Mail oder Onlineportal. Sie brauchen sich weder um Plausibilitäts- und Umsatzsteuer-ID-Prüfungen zu kümmern, noch um das Mahnwesen für ausstehende Bestätigungen. Nicht zuletzt können über die Archivierungsfunktion sämtliche Dokumente rund um die Gelangensbestätigung für ihr DMS-System und die revisionssichere Ablage bereitgestellt werden. Somit können Sie einer Prüfung durch Ihr zuständiges Finanzamt gelassen entgegenstehen.

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Ihre Vorteile

  • Effizienter und automatisierter Workflow
  • Höhere Revisionssicherheit bei innergemeinschaftlichen Geschäften
  • Minimiertes Risiko von steuerlichen Nachforderungen
  • Schnelle und aufwandsarme Anbindung an gängige ERP- und Versandsysteme

Funktionale Highlights im Überblick

Schlanke Abläufe

Um Ihre Prozesse effizienter zu gestalten, erzeugen Sie für mehrere Lieferungen Sammelbestätigungen mit individuellem Versandtermin. Auf Wunsch erfolgt der Versand an fest hinterlegte Empfänger, die unsere Lösung zur Gelangensbestätigung automatisch in die Stammdaten übernimmt und via Schnittstellenanbindung stets auf dem aktuellen Stand hält.

Integriertes Mahnwesen

Mit dem integrierten Mahnwesen können Sie individuell festlegen, nach welchen Fristen ausstehende Gelangensbestätigungen angemahnt werden sollen. Weiterhin bestimmen Sie innerhalb der Lösung wie viele Mahnstufen existieren. Ab einer bestimmten Mahnstufe können Sie für den Versand der Nachricht einen weiteren Versandweg, wie zum Beispiel per Post, einstellen.

Alternativdokumente inklusive

Bestimmte Dokumente erkennt das Finanzamt als Ersatz für die Gelangensbestätigung an. Dazu zählen korrekt ausgefüllte CMR-Frachtbriefe oder Track-and-Trace-Protokolle aus Sendungsverfolgungsportalen. Unsere Lösung ermöglicht die Anlage von Alternativnachweisen ebenso wie die automatische Datenübernahme aus Tracking-Portalen via Webservice.

Automatische Spracherkennung

Unnötige Kommunikation aufgrund von Verständigungsproblemen entfällt durch den Einsatz einer automatischen Spracherkennung beim Dokumentenaustausch in der jeweiligen Landesprache.

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Automatisieren Sie Ihre Gelangensbestätigungen

Erstellen, versenden und archivieren Sie mit unserer Lösung revisionssichere Gelangensbestätigungen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse automatisieren: Lassen Sie sich im kostenlosen Demotermin überzeugen!

 

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Schnittstellen

Über gängige Schnittstellen und Austauschformate wie CSV, XML oder Webservices wird unsere Lösung schnell und ohne große Aufwände an Ihr Vorsystem angebunden. Bei Bedarf passen wir die Schnittstellenlogik zur automatischen Erzeugung der Gelangensbestätigung gern an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Nutzen Sie wahlweise unsere Lösung Inhouse auf einem eigenen Server oder als Cloud-Version.

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