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Hardware Asset Management Alles Wissenswerte rund um das Lifecycle-Management Ihrer Geräte

Allzu oft betrachten wir Hardware einfach als den physischen Teil der IT. Wenn wir jedoch ehrlich sind, sind wir im Geschäftsleben ununterbrochen auf leistungsfähige und zuverlässige technische Geräte angewiesen. Ob in der Logistik, im Einzelhandel oder in der Industrie: ohne Mobile Computer (MDE-Geräte), Barcode-Scanner, Etikettendrucker und industrietaugliche PCs läuft nichts. Damit die Prozesse im Unternehmen reibungslos und sicher ablaufen, sollten Sie Ihren gesamten Hardware Bestand effektiv verwalten können und zwar über den gesamten Lebenszyklus der Geräte hinweg.

Hardware Asset Management

Hardware Asset Management ist ein Teilbereich des IT-Managements und konzentriert sich auf die physischen Komponenten der Informationstechnologie. Der Prozess beginnt mit der Anschaffung der geeigneten Geräte, setzt sich über die gesamte Lebensdauer der Hardware fort und endet mit der endgültigen Entsorgung nicht mehr benötigter Komponenten. Erfolgreiche Asset Manager sind mit der eingesetzten Hardware vertraut und arbeiten eng mit allen relevanten Abteilungen sowie der Geschäftsführung zusammen, um Bedarf, Anforderungen und Investitionen optimal aufeinander abzustimmen.

Im Gegensatz zum Software-Management findet die Verwaltung der Hardware in der physischen Welt statt und erfordert mehr manuellen Aufwand. Auf den ersten Blick birgt Hardware vor allem zahlreiche potenzielle Nachteile: schnellen Wertverlust, kontinuierlicher Verschleiß, anfallende Wartungs- und Reparaturarbeiten. Eine Hardware Asset Management Lösung wirkt diesen Risiken durch die bessere und übersichtliche Steuerung der Geräte effektiv entgegen. Ohne eine effektive Hardware Asset Management Lösung und funktionierende Prozesse kann auch der Softwarebestand nicht vollständig erfasst werden. Wie eine entsprechende Management Lösung für Hardware Assets aussehen kann, lässt sich anhand des Lebenszyklus von Hardware Assets darstellen.

Lebenszyklus des Hardware Asset Managements

1. Anforderung

In der Anforderungsphase werden geeignete Hardwarelösungen identifiziert. Der Hardware-Bedarf wird durch eine Vielzahl von Faktoren definiert, zum Beispiel durch die Branche, die Kundenstruktur, Compliance-Vorgaben und natürlich auch das Budget. Geschäftsstrategische Überlegungen fließen in die Entscheidung ebenso ein wie technische Aspekte.

Eine Managementlösung liefert in dieser Phase Analysen über die Nutzung und Reparaturhistorie der Geräte im Bestand. Beschleunigt wird der Anforderungsprozess durch die automatisierte Übermittlung der Bedarfe und standardisierte Genehmigungsverfahren anhand vordefinierter Kriterien.

2. Beschaffung

Für den Beschaffungsprozess sollten Verantwortliche die Anbieter kennen, welchen technischen Support und welche Garantieleistungen diese anbieten und ob die Hardware mit dem bereits vorhandenen IT-Bestand im Unternehmen kompatibel ist. Ist die Entscheidung für einen Anbieter gefallen, werden ggf. entsprechende Vertragsverhandlungen geführt und die Finanzierung geklärt.

Für die erfolgreiche Aufnahme der erworbenen Hardware Assets in den Bestand verfolgt die Management Lösung die bestellten Geräte nach: entsprechen sie den Spezifikationen aus der Anforderung und stimmt die Lieferung mit der Stückliste überein? Auch die Investitionsausgaben und ggf. Leasingoptionen für die Hardware werden hinterlegt und sind über den gesamten Lebenszyklus nachvollziehbar.

3. Implementierung und Verwaltung

Während der Implementierungsphase werden die Geräte für die vorgesehene Nutzung konfiguriert und in die relevanten Technologien und Systeme im Unternehmen integriert.

Die Hardware Asset Management Lösung stellt sicher, dass die Geräte unabhängig von ihrem Standort eindeutig erkennbar sind. Dazu zählen die Erfassung von Metadaten der Geräte, die Zuweisung von „Eigentümern“ und Standorten sowie die logistische Verwaltung rund um den Transport der Hardware. Die Kontrolle der eingesetzten Hardware über eine zentrale Plattform ermöglicht, den gesamten Bestand komfortabel und standortunabhängig zu steuern und Risiken durch veraltete Software zu verhindern.

4. Wartung

Die Wartungsphase umfasst die Instandhaltung des gesamten Hardware-Bestands. Zu den wichtigsten Prozessen zählen Notfallreparaturen, geplante Wartungsarbeiten und Bestandsverwaltung sowie Patching und Inventarisierung. Diese Phase ist für viele Geräte die längste in ihrem Lebenszyklus. Das Asset Management ist an dieser Stelle dafür verantwortlich, den Zustand der betreffenden Hardware kontinuierlich zu überprüfen und somit festzustellen, ob die Anlage möglicherweise recycelt, neu zugewiesen oder außer Betrieb genommen werden muss. Automatisierte Abläufe und Analysen sind in dieser Lebensphase der Hardware besonders hilfreich.

5. Außenbetriebnahme

Wenn die Anlage das Ende ihrer Lebensdauer erreicht hat, nicht mehr repariert werden kann oder nicht zu behebende Sicherheitslücken aufweist, wird sie in einem letzten Schritt aus dem aktiven Gebrauch genommen. Zur Außerbetriebnahme wird der Status des Geräts in den Unternehmenssystemen aktualisiert und alle Unternehmensdaten vom Gerät gelöscht. Anschließend kann die Hardware zurückgegeben, verkauft, gespendet, recycelt oder ordnungsgemäß entsorgt werden.

Mithilfe einer Asset Management Lösung wird in dieser Phase der gesamte Bestand berücksichtigt. Auf die Entsorgung eines Altgerätes folgt die Anforderungsphase für ein neues Gerät und der Lebenszyklus beginnt von Neuem.

Die Vorteile von Hardware Asset Management im Überblick

Gesteigerte Produktivität

Eine zentral gesteuerte Bestandsverwaltung gewährleistet nicht nur die korrekte Inventarisierung und Verteilung wichtiger Geräte, sondern ermöglicht den Mitarbeitern auch, ihre Zeit effizienter zu nutzen. Sie erkennen Probleme mit Geräten bevor diese auftreten. Bestandsverwaltungsprozesse lassen sich zudem automatisieren.

Optimierte Nutzung

Eine automatisiert ablaufende Hardware-Verwaltung und gut organisierte Wartungs- und Aktualisierungspläne tragen zur optimalen Nutzung der Geräte innerhalb des Unternehmens bei. Genaue Bestandslisten ermöglichen, die Gesamtausgaben im Griff zu behalten und Hardwareinvestitionen zu optimieren.

Sicherheit und Compliance

Effektives Hardware Asset Management bietet eine vollständige Auflistung aller Assets. So lassen sich vollständige Schutzstrategien erstellen und Geräte identifizieren, die für Bedrohungen anfällig sind. Eine entsprechende Software erfasst nicht zugelassene Hardware-Assets und stellt die Einhaltung festgelegter Richtlinien sicher.

Lebenszyklus-Management

Hardware Asset Management ermöglicht über den Lebenszyklus der Geräte hinweg vollständige Transparenz und Kontrolle. Asset-Manager haben Zugriff auf alle relevanten Produkt- und Herstellerinformationen, die Nutzungshistorie, aktuelle Eigentumsverhältnisse und Aufgaben. Auf der Grundlage dieser Daten können fundiertere Entscheidungen in Bezug auf Lieferantenverträge, Wartung, Ersatzbeschaffung getroffen werden.

Kosteneinsparungspotenzial

Kosteneinsparungen sind ein wesentlicher Bestandteil aller genannten Vorteile des Hardware Asset Managements. Konkret trägt eine gute Management Lösung durch folgende Aspekte dazu bei, die Unternehmensausgaben zu senken:

  • Geringere Wartungskosten
  • Präzise Hardware-Budgets
  • Minimale manuelle Arbeit
  • Effiziente Entsorgungs-prozesse

Moderne Lösungen für effizientes Hardware Asset Management

Die Auswirkungen gut gemanagter Hardware-Assets auf die Produktivität der Mitarbeiter sowie die finanzielle Gesundheit und die allgemeine Sicherheit des Unternehmens werden häufig unterschätzt. Dabei sollte strukturiertes und effektives Hardware Asset Management ein selbstverständlicher Bestandteil der Managementstrategie sein.

Qualitativ hochwertige Hardware Asset Managementsysteme und entsprechende Strategien machen sich schnell sowohl zeitlich als auch finanziell bezahlt. Unsere Hardware Suite  bietet die Vorzüge eines klassischen digitalen Serviceportals für Ihren gesamten IT-Bestand - erweitert um Asset- und Lifecycle-Management-Features für IT-Hardware. Auf dem übersichtlichen Dashboard der Hardware Suite erhalten Sie alle Antworten auf die Fragen rund um Ihren Gerätebestand, bei Bedarf inklusive des Handlings von Verbrauchsmaterialien.

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