Cargotrans implementiert leistungsstarke Speditionssoftware
Der Logistikdienstleister Cargotrans konnte dank der Speditions- und Transport Management Software von ecovium um ein Vielfaches expandieren ohne seine Verwaltungsstrukturen erheblich erweitern zu müssen. Regelmäßige Beratertage und Updates sorgen für einen permanenten Verbesserungsprozess.
Innerhalb von nur vier Jahren verfünffachte der mittelständische Logistikdienstleister seine Erlöse von 4 auf 20 Mio. EUR. Zu den Umsatztreibern gehören vor allem Transporte von Getränken, Baumarkt- und Hygieneartikeln sowie das Handling von Import-Containern mit Aktionsware. Mithilfe der Speditions- und Transport Management Software von ecovium konnte die eigene Infrastruktur bei dieser schnellen Expansion Schritt halten.
Enorme Steigerung
Damals entschied sich Cargotrans für eine neue leistungsstarke Speditionssoftware. Die vorherige Lösung war an ihre Grenzen gestoßen und konnte die enormen Steigerungen im Bereich der Straßentransporte nicht mehr auffangen. In dieser Situation erinnerte sich IT-Leiter Niraj Malhotra an seine guten Erfahrungen mit der Speditions- und Transport Management Software von ecovium, die er bei einem früheren Arbeitgeber sammelte. „Ich wusste, dass die Lösung von ecovium unsere hohen Anforderungen erfüllt, flexibel erweiterbar ist und sich zudem sehr anwenderfreundlich bedienen lässt“, erklärt Malhotra.
Aufgrund der vorhandenen Speditions- und Transport Management Software Kenntnisse konnte Cargotrans Schulungskosten einsparen und die notwendigen Programmanpassungen fast ohne Hilfe durch ecovium durchführen. „Das hat uns im Vergleich zu den damals angefragten Angeboten der Wettbewerber rund 100.000 EUR eingespart“, hebt Tim Wellers hervor, der bei Cargotrans als Assistent der Geschäftsleitung agiert. Geschult wurden neben den 11 Disponenten 15 Kollegen aus den Bereichen Abrechnung, Speditionsleitung, Geschäftsführung und Datenerfassung. Das interne Schulungskonzept trug dazu bei, dass die gesamte Umstellung von der früheren Software auf Speditions- und Transport Management Software von ecovium innerhalb von nur 3 Monaten abgeschlossen wurde. „Das Projekt lief völlig problemlos. Bei Bedarf hat uns ecovium sehr gut unterstützt“, sagt Malhotra.
„Bei ecovium haben wir Zugriff auf weitere Softwarelösungen, die wir mit der Speditions- und Transport Management Software über bewährte Schnittstellen zu einem durchgängigen IT-System“, so der IT-Chef. Fest geplant sei zum Beispiel die Einführung einer Lagerverwaltungssoftware sowie einer Zollsoftware.
Frühzeitig umbuchen
Transparenz erleben auch die Disponenten, die jetzt die Restlenkzeiten ihrer Fahrer über die Speditions- und Transport Management Software abrufen können. Gleiches gilt für die geschätzten Ankunftszeiten (ETA), die von der Software anhand der Positions- und Tourdaten permanent aktualisiert werden. Auf dieser Basis kann Cargotrans frühzeitig auf drohende Verspätungen reagieren und beispielsweise das ursprünglich geplante Zeitfenster für die Entladung umbuchen. Direkt „von unterwegs“ werden zudem die Ergebnisse der digitalen Abfahrtkontrolle und die Zahl der getauschten Paletten an die Zentrale übertragen. „Durch die in dem System integrierte Lademittelverwaltung haben wir unser Paletten-Management wesentlich vereinfacht“, erklärt Malhotra, der mit ecovium fast den gesamten administrativen Prozess digitalisiert hat. Einzige Ausnahme bilden die Lieferscheine, die auf Drängen der Kunden nach wie vor ausgedruckt und vom Empfänger unterschrieben werden.
Fahrer mit Ferienstatus
Weitaus rationeller arbeitet die Fuhrparkverwaltung: denn mit der Speditions- und Transport Management Software lassen sich sämtliche TÜV- und Wartungstermine verwaltet. Sind ein Werkstattbesuch oder eine technische Abnahme geplant, kann der Fuhrparkleiter den betroffenen LKW kennzeichnen. Damit steht das Fahrzeug am vorgesehenen Termin nicht mehr zur Disposition. Einen ähnlichen Effekt haben die genehmigten Urlaubstage der Fahrer, die ebenfalls über das System verwaltet werden. So werden Fahrer mit Ferienstatus gar nicht erst verplant. Mit den erreichten Prozess-Optimierungen gibt man sich bei Cargotrans jedoch nicht zufrieden. „Wir sind immer offen für weitere Verbesserungen und nutzen hierfür jedes Software-Update und die im Wartungsvertrag enthaltenen Beratertage“, berichtet Wellers. Bis zu viermal pro Jahr ist ein Consultant bei Cargotrans vor Ort, um die Funktionen der jüngsten Updates durchzugehen. „Dabei erhalten wir immer wieder gute Anregungen wie zum Beispiel das Arbeiten mit interaktiven E-Mails“, so Malhotra.
Interaktive Mails
Mit interaktiven E-Mails vereinfacht Cargotrans seit einigen Monaten die Vergabe von Aufträgen an Subunternehmer. Die E-Mail beinhaltet neben den Sendungsdaten mehrere Links, mit denen der Partnerspediteur den Auftrag annehmen, seine Daten aktualisieren und den Auftrag abarbeiten kann. „Sobald der Auftrag angenommen wurde, wird er von dem System registriert und danach fortlaufend mit dem gültigen Sendungsstatus ergänzt“, erklärt Malhotra. „Der letzte Beraterbesuch hat sich dadurch wieder bezahlt gemacht“.
Hintergrund: Cargotrans GmbH & Co. KG
Cargotrans ist ein weltweit tätiger, schnell wachsender Logistikdienstleister, der sich auf Teil- und Komplettladungen spezialisiert hat und dafür sämtliche Verkehrsträger einsetzt. 90 Prozent der Aufträge entfallen auf den Straßentransport: Mit rund 100 eigenen LKW und weiteren 60 Fahrzeugen von Subunternehmern werden pro Jahr rund 45.000 Sendungen befördert. Die inhabergeführte mittelständische Spedition bietet neben dem Transport auch das Lagern, Kommissionieren, Verzollen sowie eine Reihe weiterer „Value Added Services“. Insgesamt erwirtschaftete Cargotrans 2019 einen Umsatz von 20 Mio. EUR. Das in Recklinghausen beheimatete Unternehmen verfügt über eine Niederlassung in Hamburg. Der Sitz der Verwaltung ist in Dortmund.
Weitere Informationen zum Unternehmen unter: www.cargotrans.de