E-Rechnungspflicht ab 2025: Stellen Sie schon jetzt die Weichen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine wichtige Änderung in der EU in Kraft: Alle Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen von anderen Unternehmen in einem standardisierten elektronischen Format – sogenannte E-Rechnungen – zu empfangen und zu verarbeiten. Die nationale Umsetzung des EU-Rechts in Deutschland sieht dabei vor, dass die E-Rechnungspflicht nur für inländische Rechnungen gilt. Jedoch sind alle Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche, betroffen. 

Damit Sie rechtzeitig reagieren können, möchten wir Ihnen einen Überblick geben über die anstehenden Änderungen, Auswirkungen auf Ihr TMS sowie konkrete Schritte, die Sie bereits heute umsetzen können.    

Welche Vorteile bringt die Änderung mit sich?

  • Elektronische Rechnungen können schneller verarbeitet werden
  • Betriebskosten werden gesenkt, denn Druck- und Versandkosten fallen weg
  • Weniger Papierverbrauch trägt zum Umweltschutz bei
  • Elektronische Rechnungen können sicherer archiviert und einfacher vor Verlust geschützt werden

Wie betrifft die Änderung Ihr Unternehmen?

Ab dem 1. Januar 2025 erhalten Sie Rechnungen von Geschäftspartnern nicht mehr nur in Papierform oder als menschenlesbares PDF. Sie erhalten auch eine Datei in einem maschinenlesbaren Datenformat. Weiter kann der Versender der Rechnung vorgeben, dass nur noch das E-Rechnungs-Format verwendet wird. Folglich ist jedes Unternehmen verpflichtet, dies anzunehmen. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter die eingehenden E-Rechnungen lesbar darstellen und weiterverarbeiten können, brauchen Sie eine entsprechende Software. 

In der Europäischen Union sind bestimmte Formate für die Übermittlung elektronischer Rechnungen standardisiert, um die Kompatibilität und Interoperabilität über Grenzen hinweg zu gewährleisten. Das wichtigste und empfohlene Format ist die EN 16931, auch bekannt als „Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“.

EN 16931

  • Zielsetzung: Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung in der EU. 
  • Kernkomponente: Das Kernmodell der EN 16931 definiert eine Reihe von semantischen Datenmodellen, die die grundlegenden Elemente einer Rechnung beschreiben, die für grenzüberschreitende und nationale Transaktionen in der EU benötigt werden. 
  • Formate: Zu den unterstützten technischen Formaten gehören UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). 

Gilt dies auch für Deutschland?

In Deutschland ist das Format XRechnung weit verbreitet und wird insbesondere von öffentlichen Auftraggebern für die Rechnungseinreichung vorgeschrieben. XRechnung ist eine Spezifikation, die auf der EN 16931 basiert und für den nationalen Gebrauch angepasst wurde.

Darüber hinaus gilt auch ZUGFeRD ab Version 2.x als konforme E-Rechnung.

Aber: Papierrechnungen oder auch PDF- oder TIF(F)-Rechnungen sind nicht konform und entsprechen damit nicht der EU-Richtlinie. 

XRechnung

  • Zielsetzung: Einhaltung nationaler Anforderungen sowie Kompatibilität mit der EU-Norm. 
  • Verwendung: Verpflichtend für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. 
  • Struktur: Sie beinhaltet alle wesentlichen Datenfelder, die nach der europäischen Norm erforderlich sind, und stellt sicher, dass diese in einer Weise strukturiert sind, die die automatisierte und elektronische Verarbeitung unterstützt. 

Was bedeutet die Änderung für Ihr TMS?

Die Unterstützung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in den Systemen der Finanzbuchhaltung ist essenziell. Aber auch im Transport Management System wird die E-Rechnung Auswirkungen haben. 

Da die Änderung zuerst den Empfang von E-Rechnungen im Fokus hat, müssen Sie Ihren Rechnungs-Eingangsprozess entsprechend anpassen. Das bedeutet: Wenn Sie Eingangsbelege bisher schon im TMS verarbeitet haben, wird für die E-Rechnung eine entsprechende neue Import-Funktion bereitgestellt, die die E-Rechnungsdatei direkt in das TMS als Eingangsbeleg übernimmt. Die Anlage und Erfassung der Eingangsbelege wird somit stark vereinfacht bzw. entfällt als manuelle Tätigkeit. Eingehende E-Rechnungen werden lesbar im TMS dargestellt und Sie können sich direkt um die Kontrolle und Freigabe der Rechnungen kümmern. Die weitere Verarbeitung gleicht dem bisherigen Prozess. 

Wenn Sie ein Finanzbuchhaltungssystem wie DATEV Unternehmen Online nutzen, können neben dem Datensatz auch Belege oder sogar die Ursprungs-E-Rechnungsdatei vom TMS an Ihr Finanzbuchhaltungssystem im Rahmen des Journals übergeben werden. 

Im nächsten Schritt (bis spätestens 2028) müssen Sie auch die Ausgangsbelege aus dem TMS direkt als E-Rechnung versenden. Der Belegabschluss in der Fakturierung wird dafür ebenfalls mit einem neuen Ausgabeformat erweitert, welches Sie in den Rechnungskonditionen pro Partner hinterlegen können. 

Statt einem Druck auf Papier oder einem PDF in einer E-Mail wird beim Belegabschluss direkt die E-Rechnung erstellt. Für die Übertragung gibt es spezialisierte Rechnungsportale. Alternativ können Sie eine qualifizierte elektronische Signatur und Verschlüsselung beim E-Mailversand verwenden zur Sicherstellung der Datenintegrität und -authentizität.

Gibt es eine Übergangsregelung?

Jahr

Papierrechnung

E-Rechnung
gemäß CEN EN 1693
(ZUGFeRD, XRechnung)

Andere elektronische
Rechnungsformate
(Bsp. PDF-Rechnung per E-Mail)

EDI-Format

2025

Zulässig

Annahmepflicht

Zulässig (bei Zustimmung)

Zulässig (bei Zustimmung)

2026

Zulässig

Annahmepflicht

Zulässig (bei Zustimmung)

Zulässig (bei Zustimmung)

2027

Nur zulässig, wenn
Umsatz des Kreditors
<800.000€ im Vorjahr

Annahmepflicht

Nur zulässig, wenn
Umsatz des Kreditors
<800.000€ im Vorjahr

Zulässig (bei Zustimmung)

2028

Nicht zulässig

Annahmepflicht

Nicht zulässig

Nur zulässig, wenn
Datenbereitstellung im
CEN-Format erfolgt

Quelle: Zöller & Partner, Thorsten Brand, www.zoeller.de/das-ende-der-rechnungslesung/

Was können Sie bereits jetzt tun?

Um sich auf die ab dem 1. Januar 2025 geltende Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in der EU vorzubereiten, können Sie bereits jetzt eine Reihe an Maßnahmen ergreifen. Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch

Überprüfen Sie, ob Ihre aktuellen ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme bereits die elektronische Rechnungsstellung unterstützen. Für die ecovium TMS Produkte bekommen Sie rechtzeitig ein Update mit der Unterstützung, wenn Sie einen aktuellen SaaS- oder Software-Pflegevertrag haben. 

2. Analysieren Sie Ihre Rechnungsprozesse

Analysieren Sie Ihre bestehenden Rechnungsprozesse, um festzustellen, wo Anpassungen notwendig sind.

3. Tauschen Sie sich mit Geschäftspartnern aus

Klären Sie frühzeitig mit Ihren Geschäftspartnern, von denen Sie Eingangsrechnungen erhalten, ob, wann und in welchem Format diese auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen wollen. 

4. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die gesetzlichen Anforderungen und die Vorteile der E-Rechnung frühzeitig. 

Unser Experte meint:

"Die Umstellung auf die E-Rechnung ist gesetzlich vorgeschrieben. Sie bietet gleichzeitig aber auch die Chance, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken."

 

Lars Zimmermann, Director, Product Management Transport, ecovium GmbH

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