Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte ecovium's Vice President redet Klartext im Podcast

Die Wege zum erfolgreichen Abschluss von Digitalisierungsprojekten sind so vielfältig wie die Kunden aus der Logistikbranche. Projekt-Standards unterstützen sowohl Kunden als auch den Logistik-IT-Spezialisten ecovium dabei, im Projektverlauf die richtigen Entscheidungen zu treffen. ecovium's Vice President Warehouse, Hardware und Transport, Patrick Wallinger, spricht im Podcast von Supply Chain Inside Talk über wichtige Erfolgsfaktoren, damit ein Kundenprojekt von der High-Level-Planung bis zum Go-Live und der anschließenden Wartungsphase glatt über die Bühne geht. Mit praxisorientierten Einblicken in den Ablauf von Kundenprojekten zeigt er auf, wie ecovium ein Digitalisierungsprojekt effizient organisiert.

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Langjähriger Stammkunde oder potenzieller Neukunde?

Ein Erfolgsfaktor liegt in der Kenntnistiefe der bestehenden Arbeitsabläufe. Bei langjährigen Kundenbeziehungen kennt ecovium die internen Arbeitsabläufe mitunter genauso gut, wie der Kunde selbst. Bei Neukunden muss daher anfänglich mehr Zeit in die IST-Analyse investiert werden. „Eine gute Vorbereitung seitens des Kunden – zum Beispiel ein kleines Lastenheft oder eine Übersicht über die Anforderungen – erleichtert uns den Einstieg in das Kundenprojekt enorm“, sagt Wallinger.

ecoviums Projektleitfaden

Die Beschreibung von Anforderungen in einem IT-Projekt ist nicht trivial und setzt viel Erfahrung voraus. Je spezifischer eine Anforderung ist, desto größer ist die Herausforderung, diese Anforderung zu verstehen, zu dokumentieren und anschließend umzusetzen. In dieser Anfangsphase setzt ecovium daher auf einen strukturierten Leitfaden, mit dem das Lastenheft fast automatisch um fehlende Aspekte erweitert wird. Das Ganze findet im Rahmen von Workshops statt, die ecovium moderiert. Im Wesentlichen geben bei dieser Vorgehensweise Standardlösungen dem Kunden den Weg vor. Abweichungen von Standards versucht ecovium zu vermeiden, da etablierte Lösungen gegenüber Speziallösungen viele Vorteile bieten..

Workshop-Phase

In der Workshop-Phase verschaffen sich die Consultants und Fachkollegen Klarheit über den Aufwand, die kritischen und nicht-kritischen Anforderungen sowie die Angebotshöhe. Laut Wallinger seien Unternehmen nicht immer bereit, schon vor Projektbeginn Geld für einen Workshop in die Hand zu nehmen. Empfehlenswert sind diese aber, da mit ihnen die Grundlage für eine strukturierte Vorgehensweise im Projektverlauf gelegt wird. Manchmal kommen die Consultants von ecovium und die Unternehmensvertreter beispielsweise zu dem Schluss, dass gewisse Softwarefeatures eher durch andere Unternehmensbereiche abgedeckt werden sollten.

ecovium versucht immer, alle projektrelevanten Stakeholder in die Workshops zu nehmen. Man ist aber niemals zu 100 Prozent sicher, dass alle Stimmen im Unternehmen gehört werden, die für das Projekt relevant sind. Auch aus diesem Grund stattet ecovium regelmäßig bei Referenzkunden Besuche ab. Derartige Besuche seien in der Branche gern gesehen, so Wallinger. Die Erfahrungen, die ein solcher Referenzkunde mit einem neuen System gesammelt hat, helfen auch anderen Kunden. Dieses einzigartige Praxis-Know-how vereinfacht und beschleunigt die Implementierung eines neuen IT-Systems bei neuen Kundenprojekten enorm und ist ein wichtiger Kostenvorteil. Solche Vor-Ort-Besuche lassen sich auch in die Workshop-Phase integrieren und mit der IST-Prozess-Aufnahme kombinieren.

Die Knowledge Base – ein wichtiger Erfolgsfaktor

Sobald die Zusammenarbeit für den neuen Kunden startet, führt ecovium anhand des WZ-Codes (Klassifikation der Wirtschaftszweige) eine präzise Segmentierung durch. Damit kennt ecovium auf feingranularer Ebene die (Spezial)Branche, in der der Kunde tätig ist. Als Knowledge Base kommt bei ecovium die Dokumentationslösung Confluence zum Einsatz. Darin sind alle abgeschlossenen Kundenprojekte bis ins letzte Detail dokumentiert. Wenn ecovium in der Vergangenheit ein vergleichbares Projekt bei einem Unternehmen mit vergleichbarer Größe und Branche abgeschlossen hat, hilft dieses fundierte Projektwissen dabei, neue Digitalisierungsprojekte hocheffizient umzusetzen

Mitunter, so Wallinger, erwarte der Kunde, dass ecovium die Gesamtgeschäftsprozesse dokumentiere, aber diese Aufgabe liege eigentlich beim Kunden. ecovium dokumentiert aber die eigentliche Software-Implementierung und hält dabei auch die Gründe fest, anhand derer bestimmte Entscheidungen getroffen wurden. Wallinger beobachtet häufig, dass im letzten Projektdrittel besonders zügig auf das Go-Live hingewirkt wird. Kurz vor Projektabschluss wird auch immer klarer, welche Features in die Phase nach dem Go-Live gelegt werden. Der Vorteil daran: Im Livebetrieb kann ecovium besser die praxisrelevanten Arbeitsabläufe optimieren. Auf diese Weise würden „eierlegende Wollmilchsäue“ identifiziert, die in manchen Lastenheften anzufinden sind. Das sogenannte „Scope-Creeping“ – das sukzessive Ausdehnen des Projektumfangs durch neue Features – sei ebenfalls ein klassisches Projektrisiko, das durch ein zügiges Go-Live unterbunden werden könne.

Weiche Erfolgsfaktoren

Allen Projektmanagement-Zertifikaten, Strukturleitfäden und Management-Tools zum Trotz: „Gespräche auf Augenhöhe bei gutem IT- und Prozess-Know-how auf Kundenseite laufen am besten“, sagt Wallinger. Wenn es auf zwischenmenschlicher Ebene gut läuft, dann ist das ein wichtiger Faktor für ein erfolgreiches Go-Live in einem Digitalisierungsprojekt. „Und letztlich“, fügt Wallinger hinzu, „freut es uns, wenn unsere Softwarelösung gut bei den Nutzern ankommt und dem Unternehmen neues Wachstum ermöglicht.“

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